Wdrożenia i audyty RODO

Chcesz mieć pewność, że Twoja organizacja przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem? Kancelaria KAM MedLex przeprowadza audyty RODO i wdrożenia ochrony danych od podstaw dla podmiotów leczniczych, przedsiębiorców oraz jednostek sektora publicznego. Działamy zdalnie na terenie całej Polski, a w województwie lubelskim także na miejscu u klienta.

Projekty prowadzi radca prawny Kamila Anioł, specjalistka od prawa medycznego i ochrony danych osobowych, z doświadczeniem we wdrażaniu elektronicznej dokumentacji medycznej w jednej z największych sieci medycznych w Polsce. Dzięki temu łączymy precyzję prawniczą ze zrozumieniem systemów IT i codziennej pracy placówek.

Czym jest audyt RODO i kiedy go przeprowadzić?

Audyt RODO to szczegółowa weryfikacja, czy dane osobowe w Twojej organizacji są przetwarzane zgodnie z RODO i przepisami krajowymi. Obejmuje dokumentację, procesy, zabezpieczenia techniczne i organizacyjne oraz relacje z dostawcami.

Audyt warto przeprowadzić, gdy:

• rozpoczynasz działalność lub otwierasz nową placówkę,
• wdrażasz nowy system IT, EDM, narzędzie AI lub zmieniasz dostawcę oprogramowania,
• doszło do naruszenia ochrony danych albo skargi pacjenta lub klienta,
• spodziewasz się kontroli UODO lub kontroli NFZ,
• dokumentacja RODO była przygotowana dawno i nie odpowiada obecnym procesom,
• przejmujesz inny podmiot lub zmieniasz strukturę organizacji.

Rodzaje audytów RODO

• Audyt kompleksowy – pełna ocena zgodności całej organizacji,
• audyt dokumentacji – weryfikacja polityk, rejestrów, klauzul i umów,
• audyt procesowy – analiza wybranych obszarów, np. rejestracji pacjentów, HR, marketingu, monitoringu wizyjnego,
• audyt dostawców i systemów IT – ocena podmiotów przetwarzających i umów powierzenia,
• audyt powdrożeniowy i okresowy – sprawdzenie, czy wdrożone zasady działają w praktyce.

Efektem audytu jest raport z listą niezgodności, oceną ryzyka i konkretnymi rekomendacjami uszeregowanymi według priorytetu.

Wdrożenie RODO krok po kroku

W ramach wdrożenia przygotowujemy i dopasowujemy do Twojej organizacji:

• politykę ochrony danych osobowych i procedury wewnętrzne,
• rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr kategorii czynności,
• klauzule informacyjne dla pacjentów, klientów, pracowników i kandydatów do pracy,
• upoważnienia do przetwarzania danych i oświadczenia o poufności,
• umowy powierzenia przetwarzania z dostawcami usług,
• analizę ryzyka i, gdy jest wymagana, ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA),
• procedurę obsługi naruszeń i żądań osób, których dane dotyczą,
• zasady prowadzenia monitoringu wizyjnego, retencji danych i niszczenia dokumentów,
• szkolenie RODO dla personelu zakończone certyfikatem.

Nie stosujemy gotowych szablonów „dla wszystkich”. Dokumentacja odzwierciedla rzeczywiste procesy w Twojej placówce, bo tylko taka chroni przy kontroli UODO.

RODO w placówkach medycznych – nasza specjalizacja

Podmioty lecznicze przetwarzają dane o zdrowiu, czyli szczególną kategorię danych, a jednocześnie muszą spełniać wymogi dotyczące dokumentacji medycznej, praw pacjenta i systemów e-zdrowia. Wdrożenia RODO realizujemy dla:

• przychodni POZ i poradni specjalistycznych,
• szpitali i centrów medycznych,
• gabinetów lekarskich, stomatologicznych i fizjoterapeutycznych,
• laboratoriów diagnostycznych,
• klinik medycyny estetycznej,
• placówek rehabilitacyjnych i firm z branży wyrobów medycznych.

Uwzględniamy m.in. udostępnianie dokumentacji medycznej, kontakt z pacjentem przez SMS i e-mail, rejestrację online, teleporady, e-receptę, P1 i IKP oraz bezpieczne wykorzystanie AI zgodnie z RODO i AI Act.

Wdrożenia RODO dla jednostek publicznych i firm

Przeprowadzamy audyty i wdrożenia również w gminach, żłobkach, klubach dziecięcych, szkołach i przedszkolach oraz w firmach z sektora prywatnego. Zakres prac dopasowujemy do wielkości organizacji i charakteru przetwarzanych danych.

Dlaczego KAM MedLex?

• Radca prawny – odpowiedzialność zawodowa i tajemnica radcowska,
• praktyka w ochronie zdrowia – znamy realia placówek, a nie tylko przepisy,
• kompetencje technologiczne – rozumiemy systemy EDM i oprogramowanie gabinetowe,
• dokumentacja szyta na miarę – zamiast kopiowanych szablonów,
• praca zdalna w całej Polsce – audyt i wdrożenie można przeprowadzić w pełni online,
• możliwość dalszej opieki w ramach usługi zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych.

Jak przebiega współpraca?

• Bezpłatna konsultacja – ustalamy cel i zakres audytu lub wdrożenia.
• Wycena – indywidualna oferta ze stałą ceną i harmonogramem.
• Audyt – wywiady, analiza dokumentów i procesów, ocena zabezpieczeń.
• Raport – lista niezgodności i rekomendacje.
• Wdrożenie – przygotowanie dokumentacji i szkolenie personelu.
• Wsparcie po wdrożeniu – konsultacje, audyty okresowe lub stała obsługa IOD.